Почти год назад очень уважаемый коллега озвучил схему согласования документов, при которой документы визируются не словом "согласовано", а словом "не возражаю". При этом если в течение определенного времени рецензент не ответил на запрос, считается, что он написал "не возражаю".
Долго я думал над этой схемой. В интернете ничего интересного на эту тему не нашел. Изложу-ка мысли свои.
Первым и огромным бонусом такой схемы согласования является то, что исчезает необходимость в построении цепочек согласования документа. Документ отправляется на согласование сразу всем рецензентам. Отсюда время согласования (положительного) не связано с количеством рецензентов. В случае если один из рецензентов высказывается против, время согласования не увеличивается по отношению к классической схеме, но скорее уменьшается.
Вторым бонусом - отход от бюрократическо-запретительной схемы, когда по-умолчанию все запрещено. В то время как динамика бизнес-процессов растет, классическая схема рецензирования является тормозом.
Третьим - "бюрократы" из цепочки согласования должны будут реагировать на документы быстро и четко. При этом не получится спрятаться за спину предыдущих рецензентов или понадеяться на принципиальность следующих. Все принимают решение независимо и несут ответственность за него.
Четвертым - такая схема просто позитивнее и приятнее в работе. Люди не просят согласовать нечто, они уведомляют уважаемых коллег о неком действии и готовы выслушать замечания.
Пятым - бюрократы встанут на уши. Их жизнь перестанет быть спокойной и они станут винтиками в большой машине, а не феодалами мелких вотчин.
Может быть где-то это уже используется и у кого-то есть опыт эксплуатации такой схемы?
Конечно на пост нужно смотреть через призму работы с заявками :)
Долго я думал над этой схемой. В интернете ничего интересного на эту тему не нашел. Изложу-ка мысли свои.
Первым и огромным бонусом такой схемы согласования является то, что исчезает необходимость в построении цепочек согласования документа. Документ отправляется на согласование сразу всем рецензентам. Отсюда время согласования (положительного) не связано с количеством рецензентов. В случае если один из рецензентов высказывается против, время согласования не увеличивается по отношению к классической схеме, но скорее уменьшается.
Вторым бонусом - отход от бюрократическо-запретительной схемы, когда по-умолчанию все запрещено. В то время как динамика бизнес-процессов растет, классическая схема рецензирования является тормозом.
Третьим - "бюрократы" из цепочки согласования должны будут реагировать на документы быстро и четко. При этом не получится спрятаться за спину предыдущих рецензентов или понадеяться на принципиальность следующих. Все принимают решение независимо и несут ответственность за него.
Четвертым - такая схема просто позитивнее и приятнее в работе. Люди не просят согласовать нечто, они уведомляют уважаемых коллег о неком действии и готовы выслушать замечания.
Пятым - бюрократы встанут на уши. Их жизнь перестанет быть спокойной и они станут винтиками в большой машине, а не феодалами мелких вотчин.
Может быть где-то это уже используется и у кого-то есть опыт эксплуатации такой схемы?
Конечно на пост нужно смотреть через призму работы с заявками :)
3 comments:
1. Согласен, что параллельное согласование в разы ускоряет процесс согласования , надеюсь получится, ибо есть у меня некоторые принципиальные отделы, которые хотят последовательное.
2. Не будет ли риска от автоматического одобрения документа. Всякое может быть, хотя с другой стороны будет подстегивать в следующий раз, чтобы не одобрять на автопилоте.
Если будет возможность, отпишитесь о результатах.
PS: Мы только в начале пути ЭДО, так что это мое ИМХО
Игорь, согласен с написанным. Поясни вот это:
Вторым бонусом - отход от бюрократическо-запретительной схемы, когда по-умолчанию все запрещено. В то время как динамика бизнес-процессов растет, классическая схема рецензирования является тормозом.
Вообще-то принцип запрета по умолчанию (a.k.a. "Default Deny") по-моему хорошо и хоронить его не стоит. Я не понял как это относится к параллельному согласованию. Пожалуйста, поясни.
Кстати, я при согласовании по почте рассматривают именно такой вариант согласования, поскольку исключение проблемы со сложной маршрутизацией вообще избавляет от необходимости в IDM-е. "умный" mail-робот - все что нужно.
2Alex:
1. У меня 2 таких отдела. Прикрылись приказами, рожденными в начале 2000 и ничего не хотят менять. Идти на конфликт пока не хочется.
2. Конечно риск есть, но ведь в пул согласующих входит не один человек. Но при последовательном согласовании рисков не меньше. Чего только стоят потери времени при получении доступа и надежда друг на друга в процессе согласования.
Возможность даже не знаю когда появится.
2Sergey:
Принцип не нарушен - по-умолчанию доступа к ресурсу у сотрудника нет. У любого согласующего есть возможность отказать в доступе к ресурсу, вопрос воспользуется ли он данным ему правом.
Пока писал, вспомнился процесс согласования заявок в одной большой компании, когда заявка проходит в процессе согласования 9 человек (только-что посчитал). Из них 7 ставят подпись автоматом. Последние двое отклоняют заявку друг за другом многократно, каждый раз высказывая лишь одно замечание. При этом практически всегда согласование соответствует регламенту - 3 дня на рассмотрение заявки каждым департаментом, коих 3 в заявке только в головной компании. В результате заявка согласуется неделями.
Post a Comment